หากจะพูดถึง “ใบสำคัญจ่าย” ก็อาจสื่อได้ถึง 2 ความหมายด้วยกัน โดยในความหมายแรก คือ เอกสารที่กิจการจัดทำขึ้น ในกรณีที่ยังไม่ได้รับใบเสร็จ หรือจ่ายเงินออกจากกิจการแล้ว แต่ยังไม่สามารถหาหลักฐานมายืนยันการจ่ายเงินได้ แต่ต้องมีเอกสารหลักฐานมาลงบันทึกบัญชี ซึ่งกรมสรรพากรกำหนดให้จัดทำใบสำคัญจ่ายอย่างถูกต้อง โดยต้องระบุรายละเอียดดังต่อไปนี้ลงในใบสำคัญจ่าย
- เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้รับเงิน
- วันที่จ่าย
- ระบุประเภทของรายการที่จ่าย
- ลงลายมือผู้รับเงินไว้เป็นหลักฐาน
- ลงลายมือผู้อนุมัติจ่ายโดยผู้มีอำนาจ
อีกความหมายหนึ่งคล้ายคลึงกัน แต่ในกรณีนี้เราจะแนบเอกสารหลักฐานทั้งหมดที่มี รวมถึงใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี ไปกับใบสำคัญจ่ายด้วย โดย HIG จะพาไปทำความรู้จักกับใบสำคัญจ่ายประเภทนี้ให้มากขึ้นกว่านี้
ใบสำคัญจ่ายในความหมายที่สอง คือ ใบสำคัญจ่ายที่จัดทำขึ้นเพื่อควบคุม และตรวจสอบการใช้จ่ายภายในกิจการ โดยจะมีการลงลายมือของผู้จ่ายเงิน ผู้อนุมัติ ผู้ตรวจสอบและผู้รับเงิน รวมถึงระบุวิธีการจ่ายชำระเงินด้วยว่า จ่ายผ่านเช็คธนาคาร หรือเงินสด สำหรับการลงวันที่ในใบหักภาษี ณ ที่จ่าย กรณีจ่ายเป็นเช็ค เราจะลงวันที่ตามเช็ค แต่ในกรณีที่จ่ายเป็นเงินสด เราจะลงวันที่ตามวันจ่ายจริงได้เลยและต้องไม่ลืมว่า ใบสำคัญจ่ายประเภทนี้ยังต้องแนบเอกสารเหล่านี้ด้วย
- สำเนาใบกำกับภาษี/ใบส่งสินค้า
- ต้นฉบับใบเสร็จรับเงิน
- ต้นฉบับใบวางบิล + สำเนา
- ใบสั่งซื้อ (ถ้ามี)
- สำเนาใบหักภาษี ณ ที่จ่าย
- สำเนาเช็คจ่าย / โอนเงิน
ซึ่งนอกจากใบสำคัญจ่ายแล้ว บริษัท รับทำบัญชี ยังมีการทำใบสำคัญรับ ไว้ด้วยเหมือนกัน ซึ่งก็มีจุดประสงค์เพื่อควบคุม และตรวจสอบการรับเงินภายในกิจการ
การทำงานด้าน Tax และ Accounting จำเป็นต้องใช้ความละเอียดรอบคอบ และความถูกต้องแม่นยำเป็นอย่างมาก เพราะหากเกิดข้อผิดพลาดขึ้นแล้ว การแก้ไขมักเป็นไปได้ยากหรือเกิดเบี้ยปรับเป็นภาระให้กับกิจการได้ ประสบการณ์และความเชี่ยวชาญในด้าน Tax Accounting รวมถึงทักษะในการดำเนินการด้านเอกสารกับหน่วยงานราชการต่าง ๆ จึงกลายเป็นสิ่งสำคัญ ซึ่ง HIG ก็ได้รับความไว้วางใจจากบริษัทหลายแห่งให้ดูแลรับผิดชอบงานด้านบัญชี ภาษีและการดำเนินการเกี่ยวกับการทำธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นการจดทะเบียนจัดตั้งบริษัทและอื่น ๆ หากท่านใดสนใจขอรับคำปรึกษา สามารถติดต่อ HIG ได้ตามช่องทางด้านล่าง
ช่องทางการติดต่อ
FB : How Group Accounts
LINE : @hgaccount
Website : https://www.hgaccount.com/
