ใบสำคัญจ่าย มีความสำคัญอย่างไร

หากจะพูดถึง “ใบสำคัญจ่าย” ก็อาจสื่อได้ถึง 2 ความหมายด้วยกัน โดยในความหมายแรก คือ เอกสารที่กิจการจัดทำขึ้น ในกรณีที่ยังไม่ได้รับใบเสร็จ หรือจ่ายเงินออกจากกิจการแล้ว แต่ยังไม่สามารถหาหลักฐานมายืนยันการจ่ายเงินได้ แต่ต้องมีเอกสารหลักฐานมาลงบันทึกบัญชี ซึ่งกรมสรรพากรกำหนดให้จัดทำใบสำคัญจ่ายอย่างถูกต้อง โดยต้องระบุรายละเอียดดังต่อไปนี้ลงในใบสำคัญจ่าย 

  1. เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้รับเงิน 
  2. วันที่จ่าย 
  3. ระบุประเภทของรายการที่จ่าย 
  4. ลงลายมือผู้รับเงินไว้เป็นหลักฐาน 
  5. ลงลายมือผู้อนุมัติจ่ายโดยผู้มีอำนาจ 

อีกความหมายหนึ่งคล้ายคลึงกัน แต่ในกรณีนี้เราจะแนบเอกสารหลักฐานทั้งหมดที่มี รวมถึงใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี ไปกับใบสำคัญจ่ายด้วย โดย HIG จะพาไปทำความรู้จักกับใบสำคัญจ่ายประเภทนี้ให้มากขึ้นกว่านี้ 

ใบสำคัญจ่ายในความหมายที่สอง คือ ใบสำคัญจ่ายที่จัดทำขึ้นเพื่อควบคุม และตรวจสอบการใช้จ่ายภายในกิจการ โดยจะมีการลงลายมือของผู้จ่ายเงิน ผู้อนุมัติ ผู้ตรวจสอบและผู้รับเงิน รวมถึงระบุวิธีการจ่ายชำระเงินด้วยว่า จ่ายผ่านเช็คธนาคาร หรือเงินสด สำหรับการลงวันที่ในใบหักภาษี ณ ที่จ่าย กรณีจ่ายเป็นเช็ค เราจะลงวันที่ตามเช็ค แต่ในกรณีที่จ่ายเป็นเงินสด เราจะลงวันที่ตามวันจ่ายจริงได้เลยและต้องไม่ลืมว่า ใบสำคัญจ่ายประเภทนี้ยังต้องแนบเอกสารเหล่านี้ด้วย 

  1. สำเนาใบกำกับภาษี/ใบส่งสินค้า 
  2. ต้นฉบับใบเสร็จรับเงิน 
  3. ต้นฉบับใบวางบิล + สำเนา 
  4. ใบสั่งซื้อ (ถ้ามี) 
  5. สำเนาใบหักภาษี ณ ที่จ่าย 
  6. สำเนาเช็คจ่าย / โอนเงิน 

ซึ่งนอกจากใบสำคัญจ่ายแล้ว บริษัท รับทำบัญชี ยังมีการทำใบสำคัญรับ ไว้ด้วยเหมือนกัน ซึ่งก็มีจุดประสงค์เพื่อควบคุม และตรวจสอบการรับเงินภายในกิจการ 

การทำงานด้าน Tax และ Accounting จำเป็นต้องใช้ความละเอียดรอบคอบ และความถูกต้องแม่นยำเป็นอย่างมาก เพราะหากเกิดข้อผิดพลาดขึ้นแล้ว การแก้ไขมักเป็นไปได้ยากหรือเกิดเบี้ยปรับเป็นภาระให้กับกิจการได้ ประสบการณ์และความเชี่ยวชาญในด้าน Tax Accounting รวมถึงทักษะในการดำเนินการด้านเอกสารกับหน่วยงานราชการต่าง ๆ จึงกลายเป็นสิ่งสำคัญ ซึ่ง HIG ก็ได้รับความไว้วางใจจากบริษัทหลายแห่งให้ดูแลรับผิดชอบงานด้านบัญชี ภาษีและการดำเนินการเกี่ยวกับการทำธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นการจดทะเบียนจัดตั้งบริษัทและอื่น ๆ หากท่านใดสนใจขอรับคำปรึกษา สามารถติดต่อ HIG ได้ตามช่องทางด้านล่าง

ช่องทางการติดต่อ

FB : How Group Accounts

LINE : @hgaccount

Website : https://www.hgaccount.com/