ระบบเงินสดย่อย คืออะไร

ระบบเงินสดย่อย คืออะไร

หนึ่งในปัจจัยสำคัญของการทำธุรกิจ คือ สภาพคล่อง บางประเภทธุรกิจเหมาะกับการจัดการสภาพคล่องให้รายจ่ายทั้งหมดออกจากบัญชีด้วยเช็คหรือการโอนเงินผ่านทาง internet banking ทั้งหมด แต่บางประเภทธุรกิจไม่เหมาะกับการบริหารจัดการเช่นนั้น เนื่องจากจำเป็นต้องใช้ “ระบบเงินสดย่อย” ควบคู่ไปด้วยบางส่วน ดังนั้นวันนี้ HIG บริษัท รับทำบัญชี รับดูแลงานด้าน Tax และ Accounting ชั้นนำ จึงจะขอแนะนำให้ทุกท่านได้รู้จักกับระบบเงินสดย่อยหรือ Petty Cash กันให้มากขึ้นกว่าเดิม 

เงินสดย่อยหรือ Petty Cash คือ การเบิกเงินสดจากบัญชีของบริษัทมาเก็บไว้กับแคชเชียร์ หรือผู้รักษาเงินสดย่อย จุดประสงค์เพื่อใช้จ่ายภายในกิจการ โดยจำนวนเงินสดนี้จะไม่มีมูลค่าสูงมากนัก เพื่อลดความกังวลของผู้เก็บรักษาเงินสด 

ข้อดีของเงินสดย่อยหรือ Petty Cash ได้แก่ เพิ่มสภาพคล่องให้กับการใช้จ่ายภายในกิจการ สามารถคสบคุมเงินสดได้ง่ายขึ้น การใช้จ่ายด้วยเงินสดจะมีเอกสารหลักฐานเก็บไว้ทุกรายละเอียด จึงช่วยให้การบันทึกบัญชีมีระบบที่ดีมากขึ้นและสิ่งสำคัญที่สุดคือ สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ตลอด ทั้งยังใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงในโอกาสต่าง ๆ ได้อีกด้วย 

เอกสารประกอบการเบิก มักประกอบด้วยใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี บิลเงินสด สำเนาบัตรประชาชนของผู้ขาย(ในกรณีไม่ออกบิลมาให้) การตรวจสอบไม่ยาก เพราะตัวเลขการใช้จ่ายทั้งหมดต้องตรงกับบันทึกวงเงินสดย่อย หากมีตัวเลขที่ไม่ตรงก็ต้องตรวจสอบหาความผิดพลาดในทันที 

ระบบเงินสดย่อยที่ดี ต้องมีเอกสารตามระเบียบที่กำหนดไว้ทุกรายการ การกำหนดระเบียบนั้นขึ้นอยู่กับแต่ละบริษัท แต่โดยรวมแล้วมักมีหลักการไม่กี่ข้อ ดังนี้ 

  1. กำหนดตัวผู้รักษาเงินสดย่อยและกำหนดวงเงินสดย่อยไว้อย่างแน่นอน 
  2. ทุกครั้งที่เบิกเงินสดย่อย ต้องมีใบขออนุมัติเบิกเงิน
  3. ทุกครั้งที่มีการจ่ายงเนสดย่อย ต้องประทับตรา “จ่ายแล้ว” ในใบเบิกเงินสดย่อยและเอกสารประกอบทั้งหมดเสมอ ป้องกันการจ่ายซ้ำ 
  4. ผู้รักษาเงินสดต้องเก็บเงินสดย่อยแยกจากเงินอื่น ห้ามเอาเงินสดย่อยไปปนกับเงินส่วนตัวของตนเองเด็ดขาด 
  5. ผู้รักษาเงินสดต้องตรวจสอบและยืนยันยอดการบันทึกค่าใช้จ่ายที่เกิดจากเงินสดย่อยอย่างสม่ำเสมอ เพราะตรวจหาความผิดพลาดให้เจอได้เร็ว แก้ไขปัญหาได้ทันท่วงที 

ความรู้ด้านบัญชี ยังมีอีกหลายเรื่องราวให้ได้เรียนรู้ HIG บริษัท รับทำบัญชี รับดูแลงานด้าน Tax และ Accounting ยินดีให้คำปรึกษากับผู้ที่สนใจ เพียงติดต่อ HIG ผ่านช่องทางการติดต่อที่ให้ไว้ด้านล่าง เราก็สามารถให้บริการกับคุณได้

ช่องทางการติดต่อ

FB : How Group Accounts

LINE : @hgaccount

Website : https://www.hgaccount.com/